Het geheim van de kale agenda: Hoe een zorginstelling de regie terugpakte
De agenda van manager Ellen zat vol. Niet met patiëntenoverleg, maar met gaten. Gaten in de personeelsplanning die moesten worden opgevuld, en snel. Het was een wekelijks terugkerend ritueel van paniek en brandjes blussen. Ziekteverzuim, een onverwachte opname, of een medewerker die ontslag nam: elke keer weer moest Ellen bellen, mailen en hopen dat er een uitzendkracht beschikbaar was. Vaak werkte dat, maar de volgende dag moest ze weer opnieuw beginnen. Het was een eindeloos gevecht tegen de klok.
Ellen was niet de enige. In de zorg worstelen veel managers met dezelfde uitdaging. De focus ligt op het hier en nu, op de directe behoefte. Er is geen tijd om na te denken over morgen, over de lange termijn, over de toekomst van het personeelsbeleid.
Op een dag besloot Ellen het anders te doen. Ze wilde af van de ad-hoc oplossingen en de onzekerheid. Ze nam contact op met een uitzendbureau, niet voor een tijdelijke kracht, maar voor een open gesprek.
Van leverancier naar partner
Tijdens het gesprek bleek al snel dat het uitzendbureau niet alleen mensen leverde. Ze hadden een schat aan informatie en kennis over de zorgmarkt. Ze wisten welke verpleegkundigen de overstap maakten naar een andere sector, welke specialisaties schaars waren, en welke salarissen er werden betaald. Ze konden voorspellen waar de krapte zou komen, en welke type professionals de komende jaren nodig zouden zijn.
Samen besloten ze om van het brandjes blussen af te stappen. In plaats daarvan werkten ze aan een strategisch partnerschap. Ze creëerden een pool van professionals die al bekend waren met de werkwijze en cultuur van de zorginstelling. Deze medewerkers waren gescreend op vaardigheden en hun referenties waren gecheckt. Ze waren direct inzetbaar, zonder lange inwerkperiodes. De planning werd makkelijker en de onzekerheid nam af.
De terugkeer van de rust
In de weken die volgden, merkte Ellen een verandering. De agenda was niet meer gevuld met gaten, maar met afspraken die er echt toe deden. Ze had eindelijk tijd voor haar team en de patiënten. Ze kon de onverwachte uitdagingen in de planning nu snel en efficiënt oplossen, zonder stress.
Dit verhaal van Ellen toont de kracht van een verschuiving. De traditionele rol van een uitzendbureau als leverancier werd vervangen door een partnerschap. Dit zorgde niet alleen voor een efficiëntere personeelsplanning, maar gaf ook de rust en de ruimte terug die zo essentieel zijn in de zorg. Ellen kon weer doen waar ze goed in was: zorgen voor haar mensen en de patiënten. En dat is het mooiste geheim dat een zorgmanager kan hebben.